Anketa

Které téma je pro Váš osobní rozvoj nejpřínosnější?
Celkem hlasů : 33

Řízení a kontrola výkonu

Zatímco v době tvorby strategie a stanovování cílů je mezi zaměstnancem a manažerem prostor pro diskuzi a vyjednávání dohod, v případě dodržování dohod mnoho prostoru pro demokracii není. Aby člověk nešlapal ve vztazích jako slon v porcelánu, potřebuje naslouchat svým pocitům. Pak nemá problém s nasloucháním jiným názorům a vnímáním oprávněnosti eventuálních překážek zaměstnance při plnění jeho úkolů. Osobně se držím zásady, že pokud někdo nemůže splnit termín, musí tuto skutečnost oznámit s předstihem, nikoli až na poradě, kde má prezentovat své výsledky. Takových zásad, pravidel a dohod lze domluvit celou řadu. Důležité však je, aby na ni přistoupily obě strany a aby následně docházelo k plnění dohod jak na straně zaměstnanců, tak na straně managementu.

Je fakt, že na diskuzi a vyjednávání dohod není v realitě často čas, ale mluvím tu spíše o principu. Dokonce i příkaz může mít určitou formu dohody. Když totiž velitel vydá rozkaz, přijímá ho jeho podřízený slovy “rozkaz kapitáne”. Pokud šéfkuchař zadá pokyn kuchtíkovi, kuchtík mu odpoví slovy “ano šéfe”. Toto důležité přitakání je určitým stvrzením toho, že instrukce byla druhou stranou přijata a nemůže se tak stát, že zaměstnanec bude za týden tvrdit, že jste se na ničem nedohodli. Jedná se o drobný psychologický efekt, který ale má svou důležitou roli v podvědomí obou zúčastněných. Chcete-li si být jistí tím, že váš podřízený vám opravdu rozumí, nechte ho zopakovat zadání svými vlastními slovy.

Jednou z důležitých dohod je i to, co se stane, pokud zaměstnanec svou část úmluvy nedodrží. Setkávám se totiž s tím, že některým manažerům je nepříjemné zaměstnanci, který opakovaně neplní své úkoly, sáhnout na peníze, psát výtku, či dokonce dát výpověď. Při bližším rozebrání situace však většinou zjistíme, že důvodem je fakt, že manažer nechce svého podřízeného udělenou sankcí překvapit a narušit tak jejich vtah. Není samozřejmě nutné se u každého zadaného úkolu dohadovat o tom, co se stane, když úkol nebude splněn včas. Pokud ale existuje reálná možnost, že termín dodržen nebude, je na místě dohodnout, či stanovit rovněž to, co se v takovém případě stane. Nikoho pak svým postupem nemůžete zaskočit a udělenou sankci tak není důvod považovat za nespravedlivou, nebo dokonce za podraz. Jako velmi efektivní motivace se mi jevila vysoká cílová odměna vedoucího programátora, která se ale s každým dnem nedodrženého termínu snižovala. Tato forma odměny však vycházela ze specifika projektu, kde nedodržený termín nezpůsoboval zásadní problém, byl však jakýmsi vnitřním závazkem vůči vlastnímu rozvoji firmy.

Pokud se neplnění termínů průběžně přechází bez negativních následků, má to za následek jedinou věc. Tento postup se stane zvykem, který jsme dobrovolně spoluvytvořili. Není podstatné, co máme napsané v pracovních řádech, smlouvách, či postupech. Písemnosti jsou pouze praktická a velmi důležitá formalita. Pro utváření zvyklostí je však směrodatná realita, kterou svým jednáním dopustíme, nebo dokonce spoluvytvoříme. Pokud tolerujeme nespolehlivost u jednoho zaměstnance, je pravděpodobné, že takové chování bude inspirací pro ostatní. Přijít tak můžeme paradoxně o lidi, pro které je taková kultura nepřijatelná – tedy o ty spolehlivé. Východiskem ze situace, kdy se nedodržování slova stalo zvykem, je jedině vyhlášení nových pravidel. Vhodné je také při takovém oznámení udělat určitou sebereflexi, aby zaměstnanci pochopili, proč by dosud platná nepsaná pravidla ode dneška měla fungovat jinak než dříve. Základním předpokladem je, že tato pravidla dodržuje především management. Pokud přesto Váš podřízený dohody či termíny neplní, je čas opustit nefunkční vztahy.

 

Poznámka autora: Článek je vyjmut z mé přednášky na konferenci ICTM 2011. Celý obrázek o tématu tvoří dohromady s ostatními kapitolami přednášky.